Pressemitteilung erstellen und versenden

Erstellen Sie eine Pressemitteilung mithilfe einer Versandvorlage und versenden Sie eine Meldung personalisiert an einen oder mehrere Verteiler inklusive Dublettenangleich innerhalb von einer Minute. 

  1. Versandauftrag erstellen Um einen Versandauftrag zu erstellen, klicken Sie in der Meldungsübersicht auf das > Kuvertsymbol der bereits angelegten Meldung oder auf der Detailseite der Meldung, die versendet werden soll, auf > Versenden.

  2. Versandvorlage wählen Wählen Sie über das Pull-down die gewünschte Versandvorlage aus. Nach der Auswahl Ihrer Versandvorlage erhalten Sie direkt rechts daneben die Vorschau Ihrer Presseaussendung.

  3. E-Mail-Betreff adaptieren Das System übernimmt automatisch Ihren Meldungstitel in die Betreffzeile. Sie können den Betreff jederzeit ändern. Die Zeichenanzahl ist auf 100 Zeichen limitiert.

  4. E-Mail-Absender auswählen Wählen Sie unter > Absender jenen Versender, in dessen Namen und mit dessen E-Mail-Adresse die Meldung versendet werden soll. Name(n) und E-Mail-Adresse(n) sind vorab unter > Einstellungen > Absender festzulegen.

  5. E-Mail-Antwort-Adresse auswählen Wählen Sie unter > Antwort an jenen Namen und E-Mail-Adresse, an die die Antworten (Replys) von Empfängern gesendet werden sollen. Absender- und Antwort Mail können somit verschiedene Personen betreffen.

  6. Versandzeitpunkt wählen Standardgemäß wird der aktuelle Zeitpunkt (sofort) angezeigt. Wollen Sie den Versand zu einem späteren Zeitpunkt starten, tragen Sie das gewünschte Datum und die Uhrzeit ein, an dem der Versand automatisiert gestartet werden soll. Der geplante Versand wird starten, auch wenn Sie zu dem jeweiligen Zeitpunkt nicht in PResstige eingeloggt sind.

  7. Verteiler auswählen Wählen Sie über das > Augesymbol oder das Eingabefeld > Verteiler einen Verteiler aus und bestätigen Sie diesen mit Klick auf das Häkchen. Wiederholen Sie den Vorgang, um die Meldung an mehrere Verteiler gleichzeitig zu versenden.

  8. Versand an einzelne Kontakte Suchen Sie im Feld > Kontakte nach einzelnen, in Ihrer Kontaktdatenbank enthaltenen Kontakten und bestätigen Sie jeden Kontakt mit dem Häkchensymbol. Sie können eine Aussendung gleichzeitig an mehrere Verteiler und an mehrere Einzelkontakte versenden. 

  9. Ausnahmen bestimmen Wählen Sie, ob Ihre ausgewählten Kontakte von bestimmten Ausnahmen betroffen sind. Beispielsweise können Sie hier festlegen, dass Kontakte, die die Meldung bereits erhalten oder geöffnet haben, nicht noch einmal beschickt werden.

  10. E-Mail Dubletten Wird eine Meldung an mehrere Verteiler versendet, filtert das System automatisch jene doppelten Kontakte heraus, die sich in mehreren Verteilern befinden. Damit wird jeder Kontakt nur einmal beschickt. Mit der Auswahl > nur eine Mail pro E-Mail-Adresse wird jede E-Mail-Adresse nur einmal beschickt, auch wenn sich mehrere Kontakte eine E-Mail-Adresse teilen (z.B. Redaktionadressen).

  11. Anzeige von Versandinformationen Nachdem Sie nun die zur Verfügung stehenden Felder befüllt haben, erhalten Sie oben auf der Seite gesammelte Informationen, beispielsweise wie viele Empfänger Sie beschicken oder wie viel Speichervolumen Ihre Aussendung beansprucht. Nach dem Versand aktualisieren sich auch die Info-Boxen "Versendet", "Rückläufer" und "Geöffnet".  

  12. Testaussendung starten Über den Button > Testversand können Sie optional die Aussendung an jede beliebige E-Mail-Adresse (muss nicht in der Kontaktdatenbank enthalten sein) zur Voransicht versenden. Der Versand erfolgt mit allgemeiner Anrede und erscheint nicht unter den Aussendungen.

  13. Versandauftrag starten Klicken Sie auf > Versenden, um einen Versandauftrag zu starten. Die Infobox “Zustellung läuft” zeigt, dass der Versandauftrag für den Mailserver bereitgestellt wurde und die Aussendung an die Empfänger zugestellt wird. Bei geplanten Aussendungen erscheint ein Countdown zum künftigen Versandzeitpunkt. Ein Verbleib auf der Versandseite nach erfolgreicher Bereitstellung des Auftrages für den Mailserver ist nicht erforderlich. Ist der Versand abgeschlossen, zeigt die Infobox, wann die Meldung versendet wurde.

  14. Geplante Aussendungen deaktivieren Um eine, für einen zukünftigen Zeitpunkt geplante Aussendung zu deaktivieren, klicken Sie unter > Meldungen auf das Uhrensymbol bei der geplanten Presseaussendung. Anschließend öffnet sich der Tab Aussendungen dieser Meldung, wo Sie noch einmal auf das Uhrensymbol klicken können, um so zur Versandmaske zu gelangen. Klicken Sie nun auf > Versand deaktivieren. Löschen Sie bitte keinesfalls eine für einen zukünftigen Versandzeitpunkt vorgemerkte Meldung, ohne diese vorher zu deaktivieren.

  15. Geplante Aussendungen ändern Für einen späteren Versandzeitpunkt in Auftrag gegebene Aussendungen können nur deaktiviert, aber nicht geändert werden. Um eine Änderung durchzuführen, deaktivieren und löschen Sie bitte die vorgemerkte Aussendung und erstellen einen neuen Versandauftrag.

  16. Informationen zu vergangenen Aussendungen Unter dem Menüpunkt > Meldungen und dem Bearbeiten einer beliebigen Meldung finden Sie unter dem Reiter Aussendungen grundlegende Informationen zu vergangenen Aussendungen wie Versandzeitpunkt, Titel, Versender, Verteiler und der verwendeten Versandvorlage.
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