Wie können Zustimmungserklärungen eingeholt werden?

Q: Wie können Zustimmungserklärungen eingeholt werden?


A:
PResstige bietet die optionale Funktion, aktiv Zustimmungserklärungen zur Verarbeitung von personalisierten Daten und zum Versand von E-Mails von Kontakten einzuholen. Die Funktion ermöglicht die Einholung bzw. digitale Bestätgung von persönlichen Zustimmungen von Kontakten:
  • die bereits im System bestehen*
  • mit denen bereits eine Geschäftsbeziehung besteht*
  • von denen man eine Visitenkarte erhalten hat
  • die man auf einer Veranstaltung kennengelernt hat
  • die (irrtümlich) die Zustimmung zum Versand entzogen haben
*Hinweis: Wir raten vor Beauftragung und Versand Rücksprache mit Ihrer Rechtsabteilung zu halten, wie Kontakte behandelt werden sollen, die keine aktive Zustimmung erteilen. Stillschweigen gilt nicht als Zustimmung. Zudem weisen wir darauf hin, dass auch die E-Mail zur Einholung von Zustimmungserklärungen unter den §107 TKG fällt. 

Der Versand erfolgt über den Mailversand von PResstige. Dazu wird eine eigene Mailing-Vorlage benötigt, die vom PResstige Serviceteam eingerichtet wird. Die Vorlage ermöglicht, dass auch an Kontakte ohne zugrundeliegender Zustimmung ein Versand erfolgen kann.

Bitte beachten Sie hierbei, dass ein Verteiler, welcher nur inaktive Kontakte enthält, nur dann mit der Zustimmungserklärung beschickt werden kann, wenn dieser Verteiler mindestens einen aktiven Kontakt enthält. Der aktive Kontakt im Verteiler können beispielsweise Sie selbst mit Ihrer oder einer anderen internen E-Mail-Adresse sein. Anschließend werden alle (sowohl der aktive als auch alle inaktiven) Kontakte beschickt.

Die E-Mails werden pro Kontakt einzeln versendet und werden mit einer persönlichen Anrede personalisiert. Die E-Mails enthalten einen Link zum Zustimmungserklärungsformular auf der Website, mit dem der Kontakt seine Zustimmung definieren und adaptieren kann. Die gemachten Angaben werden damit in Ihr PResstige System übernommen.

Erteilt ein Kontakt im Formular die Zustimmung zur Datenverarbeitung oder zum Mailversand, dann wird der jeweilige Status auf persönlich “erteilt” gestellt. Anderenfalls bleibt der Status zur Zustimmung “offen”. Durch explizites Entziehen der Zustimmung zur Datenverarbeitung wird der Status der Zustimmung zur Datenverarbeitung auf “entzogen” gesetzt.
 
 
Explizites Entziehen der Zustimmung vom Mailsversand

In jedem versandten Mail ist ein Link zum Entzug der Berechtigung vorhanden. Damit wird ein personalisiertes Formalur im Portal aufgerufen, mit dem der Kontakt die Zustimmung zum Empfang von E-Mails explizit entziehen kann.
 
Im Portalformular zum Entzug der Zustimmung von E-Mails gibt es einen Link zur einer äquivalenten Seite, die es dem Kontakt ermöglicht, eine Aufforderung zum Löschen seiner Daten zu senden. Damit wird der Status der Zustimmung zur Datenverarbeitung auf “entzogen” gesetzt. Zudem erscheint der Kontaktdatensatz in Ihrem PResstige System unter dem Menüpunkt Kontakte > Löschen und sollte dementsprechend auch aus dem System gelöscht werden.
 

Anpassungsmöglichkeiten und Aufwand 

Der Aufbau der Zustimmungserklärung-Seite kann im Portal angepasst werden. Je nach Wunsch können:
  • Nutzungsbedinungen und Zustimmung zur Datenverarbeitung als getrennte Option oder als gemeinsame Option angeboten werden
  • Zur Zustimmung zum Versand zusätzlich noch der Wunsch nach Eintrag in bestimmte Versandgruppen abgefragt werden
  • “Wording” sowie Texte für Nutzungsbedingungen für das Portal entsprechend den möglichen Sprachen konfigurieriert werden
Das PResstige Content Management verfügt über die technische Grundlage zur Einholung von Zustimmungserklärungen. Für die Einrichtung und Designanpassungen im Frontend beträgt der Aufwand 4h (á €95,-).