Wie importiere ich Kontakt- und Mediendaten via Exceldatei?

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Kontakte und Medien können einfach via Exceldatei (Endung .xls bzw. .xlsx) in PResstige importiert werden. Dabei werden Kontakte, Medien und Verteiler gleichzeitig und automatisch im System angelegt. Alle Infos, wie die Excel-Importdatei aufgebaut sein muss, finden Sie unter dem Eintrag Aufbau der Excel-Importdatei inklusive Feldnamen und Feldlängen zum Import von Kontakten und Medien hier.
 
 
INFO ZUM RELEASE "DUBAI"
 
Mit dem Release "Dubai" wurde der Export und Import von Kontakten neu gelöst. In der Anwendung ergeben sich daraus folgende Änderungen:
 
  • Die Verknüpfung von Kontakten mit Medien erfogt statt bisher über das Feld "MEDIUM MDB" über die Kombination der beiden Felder "MEDIUM MDB" und "ORT MDB"
  • Mehrere Verteiler in der Spalter "Verteiler" sind statt ";" (Strickpunkt) mit "," (Komma) zu trennen
  • Exporte und Importe erfolgen für alle Sprachen Deutsch oder in Englisch. Nationale Anreden aller anderen Sprachen sind nicht mehr erforderlich.
 
 
IMPORT IN 4 SCHRITTEN
 
Um Kontakte via Excel in PResstige zu importieren, klicken Sie auf den Menüpunkt KONTAKTE und den Button "Importieren" und importieren die Kontakte in 3 einfachen Schritten:
 
Schritt 1: Importdatei auswählen
Klicken Sie auf "Durchsuchen"
Wählen Sie die Excel-Import-Datei von Ihrem Desktop
Klicken Sie auf "Übernehmen"
 
Schritt 2: Importtabelle auswählen
Wählen Sie das zu importierende Excel-Blatt
Klicken Sie auf "Übernehmen"
 
Schritt 3: Validierung und Import
PResstige hilft Ihnen beim Import und überprüft im Schritt 3 "Validierung" die zu importierende Exceldatei in einem ersten Schritt auf Fehler. Dazu zählen die richtige Bezeichnung der Spalten, die Einhaltung der Feldlänge und ob eine Email zum Kontakt angegeben wurde bzw. ob diese der richtigen Syntax folgt. Das Fehlerreporting zeigt Ihnen an, in welcher Zeile und in welcher Spalte der zu korrgierende Inhalt in Ihrer Excel-Importdatei zu finden ist. Öffnen Sie dazu die Excel-Importdatei und stellen Sie die Inhalte richtig und wiederholen Sie danach Schritt 1 -3. Wenn kein Fehler, klicken Sie auf "Fortfahren".
 
EXPRESS DUBLETTENCHECK:
 
Werden keine Fehler gefunden, werden in einem zweiten Schritt Dubletten (Datensätze mit identem Vornamen, Nachnamen und E-Mail) und mögliche Dubletten (Datensätze mit gleicher E-Mail) ausgewiesen. Der Dublettencheck überprüft dabei sowohl bereits vorhandene Datensätze in der Datenbank als auch innerhalb der hochzuladenden Excel-Datei. Wahlweise können die Daten mit Dubletten hochgeladen oder die Excel-Importdatei bearbeitet und Schritt 1-3 wiederholt werden.
 
Importbestätigung
Mit Klick auf "Importieren" werden die Kontakte importiert und visualisiert den Import mit einem Forschrittsbalken. Bitte warten Sie, bis das System den Importvorgang erfolgreich abgeschlossen hat und den erfolgreichen Imporft mit dem Satz "Es wurden xxx Kontakte erfolgreich importiert" bestätigt.

 
 
FUNKTIONALITÄTEN UND TIPPS ZUM IMPORT
 
Dublettenabgleich
Sollte ein Kontakt bereits im System bestehen und dieser nochmals importiert werden, wird der neu importierte Datensatz als eigenständiger Kontakt im System angelegt. Dubletten sollten also vorab in der zu importierenden Exceldatei bereinigt werden. Für einen Dublettenabgleich von bereits in PResstige bestehenden Kontakten, empfehlen wir einen Import via Kontakt-ID.
 
Import bei Gruppen und Sprachen
Gilt nur für Clients die über mehrer Gruppen und Sprachen verfügen
Welche Gruppen und Sprachen Kontakte zuzordnen sind, sind nicht in der Import-Excel-Datei anzugeben. Beim Import werden die Kontakte in jene Gruppen und Sprachen importiert, die beim Import ausgewäht (aktiv) sind. Danach sind die Kontalte nur für jene User sichtbar, die die Berechtigung für die jeweilige Gruppe und Sprache besitzen.
 
Eindeutiges Schlagwort zum Import
Da es vorkommen kann, dass Kontakte und Medien direkt nach dem Import wieder gelöscht werden müssen, empfehlen wir die zu importierenden Kontakte und Medien im Excel in der Spalte "Schlagworte" (für Kontakte) und "Schlagworte MDB" (für Medien) mit einem eindeutigen Schlagwort zu versehen (z.B. Up160824 für einen Upload am 24.08.2016). Sollten Sie nach dem Import einen Fehler entdecken, können Sie so die importierten Kontakte und Medien über die Suche gesammelt finden und mit einem Klick löschen.