Kontakte und Medien können mittels Excel Dateien (Endung .xls bzw. .xlsx) direkt in PResstige importieren werden. Nachfolgend finden Sie alle Infos zum Aufbau Ihrer Excel-Importdatei, den zur Verfügung stehenden Feldern und der maximalen Zeichenanzahl je Feld.
ALLGEMEINES ZUM AUFBAU DER EXCEL-IMPORTDATEI
Zeile (Kontaktdatensatz)
Jede Zeile der Exceldatei entspricht einem Datensatz. Jede Zeile wird vom System als eigener Kontakt interpretiert.
Spalte (Felder)
Jede Feldspalte entspricht einem Feld (Vorname, Nachname, Email, ...) eines Datensatzes. In Ihrer Excel-Importdatei sind nur jene Spalten anzuführen, zu denen es einen Inhalt gibt. Auch die Anordnung der Spalten im Excel ist frei, die Reihenfolge der Spalten spielt keine Rolle. Wichtig ist nur:
- dass die Spaltennamen in der ersten Zeile stehen,
- mit den Feldbezeichnungen in PResstige übereinstimmen und
- die maximale Anzahl an Zeichen eines Feldes nicht überschritten wird.
ZUORNDUNG VON KONTAKTEN ZU MEDIEN
Für die Zuordnung von Kontakten zu Medien gelten folgende Regeln:
- Medien werden aus der Kombination “Medium MDB” + “Ort MDB” identifiziert (oder über über das Feld “ID MDB” siehe hier).
- Feldinhalte, von bereits in der Datenbank vorhandenen Medien, werden durch einen Kontaktimport nicht geändert.
- Nicht in der Datenbank vorhandene Medien werden durch einen Kontaktimport neu angelegt.
- Feldinhalte von nicht identifizierten Medien werden direkt zum Kontakt und nicht in der Mediendatenbank gespeichert.
DUBLETTENCHECK VOR DEM IMPORT
PResstige informiert Sie über Kontaktdubletten (Datensätze mit identem Vornamen, Nachnamen und E-Mail) und mögliche Dubletten bei Kontakten (Datensätze mit gleicher E-Mail). Der Dublettencheck überprüft die Kontakte der Uploaddatei in sich als auch mit den bereits vorhandene Kontakten in der Datenbank.
FELDNAMEN (SPALTEN) UND ZEICHENANZAHL
Nachfolgend finden Sie die zur Verfügung stehenden Feldnamen und in Klammer ( ) die maximale Zeichenanzahl je Feld. Das einzige Pflichfeld, das PResstige benötigt, ist die Email-Adresse, an die eine Aussendung versendet wird.
Email (256)
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Alle weiteren Felder sind optional. Das heißt, Sie können, müssen diese aber nicht befüllen.
Geschlecht (Herr, Frau, Redaktion)
Titel (50)
Vorname (64)
Nachname (64)
Anrede (128)
Grussformel (128)
Geburtstag (tt.mm.jjjj od. MM/dd/yyyy od. yyyy-MM-dd)
Anmerkung (1024)
Schlagworte (100 je Schlagwort)
Medium (512)
Position (512)
Redaktion (512)
Ressort (512)
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Mit dem Rechtsgrundlagenmanagement können Sie je Kontakt individuelle Rechtsgrunlagen zur Verarbeitung personenbezogener Daten, zum Versand/Empfang von E-Mails und zu den Nutzungsbestimmungen (AGBs) definieren:
Nutzungsbedingungen akzeptiert: offen / erteilt / entzogen
Nutzungsbedingungen am: tt.mm.yyyy
Zustimmung Verarbeitung: offen / vorhanden / erteilt / entzogen
Zustimmung Verarbeitung am: tt.mm.yyyy
Zustimmung Versand: offen / vorhanden / erteilt / entzogen
Zustimmung Versand am: tt.mm.yyyy
Felder, die leer bleiben, erhalten automatisch den Wert "offen".
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Zusätzlich zum verpflichtenden Eintrag der Versand-Email-Adresse stehen je Kontakt eine Vielzahl an Kontaktfeldern für Telefonnummern, URLs und Social Media Accounts zur Verfügung. Die Zeichenlänge pro Feld ist hier einheitlich auf 400 Zeichen begrenzt:
Telefon Arbeit, Telefon privat, Telefon +, Durchwahl, Mobil Arbeit, Mobil privat, Mobil +, E-Mail Arbeit, E-Mail privat, E-Mail +,Fax Arbeit, Fax privat, Fax +, Website, Facebook, Twitter, XING, LinkedIn, Blog, URL (alle je 400).
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Ein Kontakt kann beliebig vielen Verteilen zugeordnet werden. Die Zuordnung beim Import erfolgt über die Spalte "Verteiler", in der Sie mehrere Verteiler, denen der Kontakt zugeordnet werden soll (durch "," gentrennt ) eintragen:
Verteiler (100 je Verteiler, gesamt 4.000)
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Medien verfügen über einen eigenen Datensatz mit Angaben zum Medium und zur Adresse. So wie Kontakte Verteilern zugeordnet werden, werden Kontakte auch Medien zugeordnet. Ist das Medium bereits im System vorhanden, müssen Sie lediglich in der Spalte "Medium" den Namen des Mediums angeben. Beim Import wird der Kontakt automatisch mit dem Medium inkl. allen Daten des Mediums (z.B. allen Adressdaten) verknüpft, ohne dass Sie die Daten bei jedem Kontakt angeben müssen. Für die Verknüpfung ist nur die idente Schreibweise des Mediennamens erforderlich:
Medium MDB (512)
Unternehmen MDB (512)
Sparte MDB (100)
Kategorie MDB (100)
Erscheinungsweise MDB (100)
Mediensprache MDB (32)
Strasse MDB (200)
PLZ MDB (20)
Ort MDB (100)
Bundesland MDB (100)
Land MDB (100)
Schlagworte MDB (100)
Anmerkung MDB (5000)
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Optional stehen wie beim Kontakt auch zu jedem Medium eine Vielzahl an Kontaktfeldern für Telefonnummern, URLs und Social Media Accounts zur Verfügung. Die Zeichenlänge pro Feld ist hier einheitlich auf 400 Zeichen begrenzt:
Telefon MDB, Telefon + MDB, Fax MDB, Mobil MDB, Email MDB, Email + MDB, Website MDB, Verlags-URL MDB, Facebook MDB, Twitter MDB, Blog MDB, URL + MDB (alle je 400).
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Optional zum Medium können Sie zu jedem Kontakt eine alternative Adresse wie z.B. die Privatadresse importieren und speichern:
Strasse (128)
PLZ (20)
Ort (100)
Bundesland (100)
Land (100)
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Sollten einzelne Kontakte Ihren AGBs zugestimmt oder Ihnen die Zustimmung zum Versand von E-Mails entzogen haben, können Sie dies in den Spalten "AGB akzeptiert" und "Emailempfang" angeben.
AGBs akzeptiert (JA)
Emailempfang (NEIN)
MUSTER IMPORTDATEI
Laden Sie sich zum besseren Verständnis unsere Muster-Importdatei herunter. Darin sehen Sie verschiedene Beispiele zum Aufbau ausgeführt. Laden Sie die Testdaten einfach probeweise in Ihr PResstige-System. Alle Infos zum Upload finden Sie unter dem Eintrag Anleitung zum Import von Kontakt- und Mediendaten via Exceldatei hier.