Wie manage ich die Rechtsgrundlagen zu Datenverarbeitung und E-Mail-Versand?

Q: Wie manage ich die Rechtsgrundlagen zu Datenverarbeitung und E-Mail-Versand?

A:
Um Berechtigungen entsprechend der Rechtsgrundlage im System abzubilden, wurde PResstige im Rahmen der DSGVO um ein Rechtsgrundlagenmanagement zur Speicherung personenbezogener Daten sowie zum Versand von E-Mails erweitert. Die Rechtsgrundlage kann dabei in vier Stufen (offen, vorhanden, Zustimmung erteilt, Zustimmung entzogen) individuell nach Kontakt gemanaged werden. Zudem wird das Datum gespeichert, an dem die Rechtsgrundlage definiert oder die Zustimmung erteilt/entzogen wurde.
 
Im CMS kann zwischen Offen und Vorhanden gewechselt werden. Ist jedoch über die Zustimmungserklärung durch den Kontakt ein expliziter Status eingetragen, dann kann dieser im CMS nicht mehr geändert werden.
 
E-Mails werden in PResstige nur an Kontakte versendet, deren Zustimmung zum Empfang Vorhanden oder Erteilt ist.
 


RECHTSGRUNDLAGENMANAGEMENT ZUR VERARBEITUNG PERSONENENBEZOGENER DATEN
 
PResstige bietet Ihnen vier Möglichkeiten, die Rechtsgrundlagen zur Verarbeitung personenenbezogener Daten für jeden Kontakt individuell zu bestimmen. 
 
  • Rechtsgrundlage offen            Sie haben keine Rechtsgrundlage festgelegt.
  • Rechtsgrundlage vorhanden  Sie haben z.B. laut DSGVO ein berechtigtes Interesse.
  • Zustimmung erteilt                  Der Kontakt hat persönlich der Verarbeitung zugestimmt.
  • Zustimmung entzogen            Der Kontakt hat die Zustimmung zur Verarbeitung entzogen.
 
Im CMS kann zwischen Offen und Vorhanden gewechselt werden. Die persönliche Zustimmung kann nur durch den Kontakt selbst erfolgen (via Anmeldung am Portal zum Presseverteiler oder über die optionale Funktion "Einholen von Zustimmungserklärungen"). Ist über die Zustimmungserklärung durch den Kontakt ein expliziter Status (erteilt oder entzogen) eingetragen, dann kann dieser im CMS nicht mehr geändert werden. Wird die Rechtsgrundlage durch den Kontakt entzogen, ist dies eine Aufforderung zum umgehenden Löschen. 
 
 
RECHTSGRUNDLAGENMANAGEMENT ZUM VERSAND VON E-MAILS
 
PResstige bietet Ihnen vier Möglichkeiten, die Rechtsgrundlagen zum Versand von E-Mails für jeden Kontakt individuell zu bestimmen. 
 
  • Rechtsgrundlage offen              An diesen Kontakt werden keine E-Mails versendet!
  • Rechtsgrundlage vorhanden    Es liegt eine Rechtsgrundlage laut TKG §107 (3) vor.
  • Zustimmung erteilt                     Der Kontakt hat persönlich dem Empfang zugestimmt. 
  • Zustimmung entzogen               Die Zustimmung wurde persönlich entzogen.
 
Im CMS kann zwischen Offen und Vorhanden gewechselt werden. Die persönliche Zustimmung kann nur durch den Kontakt selbst erfolgen (via Anmeldung am Portal zum Presseverteiler oder über die optionale Funktion "Einholen von Zustimmungserklärungen"). Ist über die Zustimmungserklärung durch den Kontakt ein expliziter Status (erteilt oder entzogen) eingetragen, dann kann dieser im CMS nicht mehr geändert werden. Hat ein Kontakt eine offene Rechtsgrundlage oder die Zustimmung persönlich entzogen, werden an diesen Kontakt keine E-Mails versendet, auch wenn dieser einem Verteiler zugeordnet ist.
 
 
RECHTSGRUNDLAGENMANAGEMENT ZU DEN NUTZUNGSBEDINUNGEN
 
Offen                                                        keine Information vorhanden
Akzeptiert                                                Kontakt hat die Nutzungsbedingungen akzeptiert
Abgelehnt                                                Kontakt hat die Nutzungsbedingungen abgelehnt
 
Eine explizite Zustimmung ist nur bei Login-Centern erforderlich. Die Werte können im CMS nicht geändert werden. Nur der Kontakt selbst kann über die Zustimmungserklärung den Status ändern.
 
 
WICHTIG: Mit dem Update wurden Kontakte, die sich persönlich im Pressecenter angemeldet haben, mit dem Status “Zustimmung erteilt” übernommen. Alle anderen Kontakte wurden dem Status “Rechtsgrundlage vorhanden” zugeteilt. Bitte teilen Sie uns mit, ob die Übernahme korrekt war oder die Kontakte dem Status “Rechtsgrundlage offen” zuzuteilen sind, wenn keine entsprechende Rechtsgrundlage besteht. Bitte klären Sie gegebenenfalls die Anwendung der 4 möglichen Stati mit Ihrer Rechtsabteilung.
 

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