Events erstellen und versenden

Unter dem Menüpunkt > Events können Sie neue Events anlegen, bereits bestehende Events bearbeiten und anschließend die Einladungen dazu versenden. Zudem verwalten Sie im Eventmanager Ihre Gästeliste, welche Sie letztendlich auch vor Ort verwenden können. Nachfolgend finden Sie die einzelnen Schritte dazu:

1. Events anlegen / ändern Um ein neues Event anzulegen, klicken Sie unter Events auf > +Neu. Um ein bereits vorhandenes Event zu bearbeiten, klicken Sie in der Liste auf das > Stiftsymbol des entsprechenden Events.

2. Art und Anlass Tragen Sie optional die Art und/oder den Anlass des Events ein.

3. Eventitel eintragen Tragen Sie den Titel (und optional den Subtitel) ein.

4. Zeitpunkt des Events bestimmen Unter den Feldern "von" und "bis", können Sie festlegen, wann das Event stattfindet und es zeitlich eingrenzen. Diese Angabe ermöglicht den Eingeladenen, das Event in deren Google- oder Outlook-Kalender einzutragen.

5. Termin anlegen Unter dem Feld "Termin", können sie noch einmal das Datum und die Uhrzeit des Events in ausgeschriebener Form angeben. Beispiel: am Montag, den 06.01.2020 um 18:00

6. Location und Adresse angeben Unter diesen Feldern geben Sie an, wo das Event stattfindet.

7. Kurztext eintragen Im Feld "Kurztext" haben Sie die Möglichkeit, die Schlüsselinformationen zum Event zusammenzufassen und eine Einladung zu verfassen. Dieser Text wird in der Regel in der E-Mail-Aussendung angezeigt.

8. Langtext eintragen Im Langtext können Sie näher auf das Event und dessen Details eingehen. Dieser Text wird in der Regel im Frontend, wo sich die eingeladenen Personen anmelden können, angezeigt.

9. Anmeldeschluss festlegen Unter dem Feld "Anmeldeschluss" können Sie festlegen, bis wann man sich für das Event anmelden kann.

10. Online-Hakerl setzen Um das Event aussenden zu können, müssen Sie bei "Online" ein Hakerl setzen. Das bedeutet nicht, dass man das Event auf Ihrer Presseseite findet. Nur eingeladene Personen können über ihre E-Mail-Einladung das Event auf der Presseseite aufrufen.

11. Platzanzahl bestimmen Im Feld "Plätze" geben Sie an, wie viele Plätze insgesamt verfügbar sind. Melden sich mehr Personen für das Event an, als es verfügbare Plätze gibt, so stehen diese Personen auf der Warteliste. Wenn Sie ein Hakerl beim Kriterium "Mit Begleitung" setzen, haben die eingeladenen Personen die Möglichkeit, in Begleitung zu kommen.

12. Mit QR-Code versenden Zusätzlich gibt es die Option, das Event mit einem QR-Code zu versenden. Nachdem sich die TeilnehmerInnen zu Ihrem Event anmelden, erhalten diese einen QR-Code, welchen sie bei ihrer Ankunft zum Event vorzeigen können. Diesen Code können Sie mit Ihrem Mobiltelefon scannen, wodurch Sie direkt in Ihre PResstige Gästeliste landen und die Person mit dem Status "Gekommen" versehen.

13. Rückfragen Hier wählen Sie einen Rückfragekontakt für das Event aus.

14. Auswahltexte Die Auswahltexte sind aufgeteilt in drei Antwortmöglichkeiten, welche die eingeladenen Personen bei ihrer Anmeldung zum Event wählen können:

• Zusage*: Hierbei handelt es sich um eine einfache Zusage zum Event.
  Beispiel: Ja, ich komme gerne zum Event und melde mich hiermit an.
  
  
• Zusage+: Sofern Sie zuvor bei dem Feld "Mit Begleitung" das Hakerl gesetzt haben, können eingeladene Personen, hier den Namen ihrer Begleitperson hinschreiben.
  Beispiel: Ja, ich komme in Begleitung (bitte Vor- und Nachname eingeben). 
  
  
• Absage: Hierbei handelt es sich um eine Absage der Teilnahme zum Event.
  Beispiel: Ich kann leider nicht teilnehmen, bitte senden Sie mir einen alternativen Termin!

Nachdem Sie all Ihre Felder befüllt haben, können Sie Ihre Eingabe mit dem Button > Speichern bestätigen und speichern. Anschließend können Sie optional ein oder mehrere Bilder unter dem Reiter > Media hinzufügen. Letztendlich können Sie das Event mit einer Eventvorlage versenden.

Die eingeladenen Personen können nun in ihrem E-Mail-Postfach die Einladung öffnen und mit Klick auf den Button > Zur Anmeldung gelangen diese in die Detailseite der Einladung auf Ihrer Presseseite. Dort können sich diese nun zum Event anmelden.

Damit die von Ihnen eingeladenen Personen wissen, dass Ihre Zusage oder Absage gültig ist, sollten Sie unter dem Feld > Auswahltexte Texte für die Bestätigungsmail formulieren, die den Eingeladenen im Anschluss zugesendet wird. Je nachdem, ob die Person zugesagt (auch zugesagt mit Begleitung) oder abgesagt hat, bekommt sie eine Bestätigung über die Auwahl.

• bei Anmeldung*: Hat die eingeladene Person den Auswahltext aus "Zusage*" gewählt, bekommt sie eine Bestätigungsmail, dass sie angemeldet ist.
  Beispiel: Vielen Dank für Ihre Anmeldung. Wir freuen uns auf Ihr Kommen.
  
  
• bei Warteliste: Sagt eine Person beim Event zu, obwohl schon alle Plätze vergeben sind, so landet sie auf der Warteliste und wird auch in der Bestätigungsmail darüber informiert. Beispiel: Leider sind schon alle Plätze besetzt. Sie sind auf der Warteliste und werden von uns kontaktiert, sobald ein Platz frei wird.

• bei Absage: Sagt die eingeladene Person beim Event ab, so bekommt sie diesen Bestätigungstext.
  Beispiel: Schade, dass Sie nicht dabei sein können. Gerne werden wir Ihnen alternative Termine zukommen lassen.